Als Leiter einer wachsenden Firma oder als Freiberufler kennt man den Zeitaufwand den die Bürokratie verschlingt zur zu gut. Alles muss korrekt und vollständig ausgefüllt sein, Rechnungen beglichen und sofern notwendig Mahnung verschickt werden. Gerade für Freelancer (Freiberufler) oder zum Startschuss des eigenen Unternehmens fällt dadurch viel Zeit weg, die an anderen Baustellen dringend benötigt wird. Das kennst du? Dann könnte Fastbill eine super Lösung für dich sein, mehr folgenden Beitrag!

Hinweis: Fastbill kann man 14 Tage kostenfrei testen, hier gibt es mehr Infos!

Stärken und Schwächen der Kundenverwaltung von Fastbill

Fastbill, wie der Name verrät, hilft Ihnen schnell und einfach Angebote, Rechnungen oder Mahnungen zu erstellen und zu verschicken (nicht nur per Mail, auch per Post, wenn gewünscht). In das Rechnungslayout kann selbstverständlich das eigene Firmen-Logo eingesetzt werden und generell lassen sich alle Texte aus Angeboten, Rechnungen und anderen Dokumenten problemlos editieren.

Selbstverständlich bietet Fastbill auch eine Kundendatenbank, damit nicht für jede Rechnung erneut die Kundendaten eingegeben werden müssen. Dieses ist auch hilfreich, wenn es um Fehlervermeidung geht, da man vielleicht mal die UStID eines Kunden auf einer manuell geschriebenen Rechnung vergisst, etc. Hier sehe ich zumindest in meinem Fall ein gewisses Potential. 😉

Das Killerfeature von Fastbill ist sicherlich der Banking-Abgleich: Man kann Fastbill mit seinem Konto verbinden. Ist alles richtig eingerichtet, dann ließt Fastbill alle Umsätze, sowie den Kontostand ein. Nun muss man nur die Rechnung in die entsprechende Buchung in der Umsatzliste ziehen und die Daten wurden verknüpft. D.h. die Rechnung wird als bezahlt gekennzeichnet.

Diese spielerische Funktion, macht es unglaublich einfach seine Zahlungseingänge im Überblick zu halten. Hat eine Buchung keinen Beleg oder ein Beleg keine Buchung, dann muss man es prüfen. Dieses bringt uns zum Belegmanagement: Fastbill kann auch eingehende Rechnungen erfassen. Ein Feature, welches ich seit Einführung des Banking-Abgleich ebenfalls nutze. Hier gilt die simple Regel: Hat eine Buchung keinen Beleg, dann hat der Beleg gesucht zu werden.

Gewöhnt man sich an, das komplette Belegmanagement, also Rechnungs-Eingang und -Ausgang per Fastbill zu regeln, dann hat das weitere Vorteile. Zum einen erhält man einen recht genauen Überblick zu den Umsätzen/Gewinnen der Firma und die Umsatzsteuer-Voranmeldung kann von Fastbill übernommen werden. (Letzteres habe ich noch nicht ausprobiert)

Das Erstellen von Angeboten, Rechnungen und Mahnungen

Wie schnell ist Fastbill denn wirklich?

Nun, es bedarf etwas Vorarbeit. Hat man bereits einen größeren Kundenstamm, dann sollte man diese per CSV (z.B.) in Fastbill importieren. Alternativ erstellt man beim ersten schreiben einer Rechnung den Eintrag für den Kunden direkt mit. Ist dieses geschehen muss man bei jeder Rechnung oder Mahnung lediglich noch die Höhe der eingeforderten Summe (bzw. die Rechnungspositionen) angeben, sowie Steuer, Rabatte etc

Alles andere, wie Datum, Kunde, Telefon/Fax und Art der Rechnung kann man bequem aus einer kurzen Liste auswählen – das war es fast – nur noch versenden und fertig. Zusätzlich wird die Anforderung auch eine interne Mailadresse gesendet, damit man die Kopie speichern kann

Belege schnell und effizient abspeichern & archivieren

Fastbill bietet neben dem normalen Scannen oder Eintippen von Belegen und Rechnungen auch die Möglichkeit, schnell ein Foto mit der Smartphonekamera zu schießen und diese Datei in die Dokumente einzufügen. Dabei versucht Fastbill mithilfe von Texterkennung, das Foto in für die Software brauchbare Informationen umzuwandeln, was jedoch noch etwas “durchwachsen” funktioniert. Ein erneutes Überprüfen auf Korrektheit ist ein Muss, um mögliche Fehler beim Umwandeln auszumerzen.

Fazit zu Fastbill

Meiner Erfahrung nach, ist eine Software wie Fastbill ein MUSS für jeden Freelancer oder Unternehmer. Die Software ist spart mir jeden Monat ca. 10 Std. Arbeit, meiner Einschätzung nach und für 9,99€ (Stand Jan. 2019) gebe ich dahingehend gerne aus. Hier geht es zu Fastbill, bei denen es momentan übrigens dicke Rabatte gibt.